Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 9 octobre 2026.
Cette politique explique comment PROVENCE VAN traite les données personnelles dans ses trois activités : la location de vans aménagés (provence-van.com), le festival Provence Van Week-End (provence-van-week-end.fr) et le Provence Overland Festival (provenceoverlandfestival.com). Elle s’applique aux visiteurs de ces sites, aux clients, aux exposants, aux festivaliers et à toute personne qui nous contacte. Pour la location, elle complète l’article 16 des Conditions Générales de Location.
1. Responsable du traitement
PROVENCE VAN, SARL au capital de 8 000 €, RCS Aix-en-Provence 903 309 458, 21 lotissement Maou Brustiade, 13530 Trets. Contact pour toute question sur vos données : mathieu.fournier@provence-van.com – 06 25 54 14 96.
2. Données collectées, finalités et bases légales
| Données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Nom, prénom, e-mail, téléphone, adresse | Répondre aux demandes, établir les devis, gérer les réservations, les inscriptions et la facturation | Mesures précontractuelles et exécution du contrat |
| Location – copie de la pièce d’identité et du permis de chaque conducteur, date de naissance, date d’obtention du permis | Vérifier les conditions de location, déclarer un sinistre, désigner le conducteur en cas d’infraction | Exécution du contrat et obligations légales |
| Location – états des lieux : photos du véhicule, kilométrage, observations, signatures | Constater l’état du véhicule au départ et au retour | Exécution du contrat et intérêt légitime |
| Location – localisation du véhicule en temps réel via l’application du constructeur, sans historique conservé | Retrouver le véhicule en cas de vol ou de non-restitution, uniquement | Intérêt légitime |
| Festivals – exposants : raison sociale, contact, activité, emplacement, badges, véhicules exposés | Gérer les inscriptions, les emplacements, les badges et la communication sur les exposants | Exécution du contrat |
| Festivals – prospects exposants : coordonnées professionnelles | Proposer de participer aux prochaines éditions | Intérêt légitime (prospection entre professionnels), avec désinscription possible dans chaque message |
| Festivals – festivaliers : nom, e-mail, billets achetés | Vendre et contrôler les billets, informer sur l’événement | Exécution du contrat |
| Festivals – photos et vidéos prises pendant les événements | Illustrer et promouvoir les festivals (sites, réseaux sociaux, supports) | Intérêt légitime, avec droit d’opposition (section 7) |
| Factures, paiements, dépôt de garantie | Comptabilité et gestion des paiements | Obligation légale et exécution du contrat |
| E-mail pour la newsletter et les offres aux particuliers | Envoyer des informations commerciales | Consentement, retirable à tout moment |
| Données de navigation (adresse IP, pages vues, cookies) | Faire fonctionner les sites, mesurer l’audience, publicité ciblée | Intérêt légitime pour les cookies techniques, consentement pour les autres |
Les numéros de carte bancaire sont saisis directement chez le prestataire de paiement : PROVENCE VAN n’y a jamais accès.
La copie du permis de conduire et de la pièce d’identité de chaque conducteur est obligatoire pour louer un véhicule : à défaut, la location ne peut avoir lieu. Les autres données demandées lors d’une réservation ou d’une inscription sont nécessaires à son traitement ; les champs facultatifs sont signalés comme tels.
PROVENCE VAN ne prend aucune décision automatisée et ne réalise aucun profilage produisant des effets juridiques à votre égard.
3. Destinataires
Vos données sont réservées à PROVENCE VAN. Elles peuvent être transmises, uniquement pour ce qui les concerne :
- à nos prestataires techniques, qui agissent sur nos instructions : gestion des clients, réservations, contrats, états des lieux et stockage des documents (Odoo), hébergement des sites et de la messagerie (OVH), paiement et dépôt de garantie (Flatpay, PayPal, Stripe), messagerie (WhatsApp), création et programmation des publications (Canva, Metricool), plateforme de réservation partenaire (Wheelbase), envoi d’e-mails (Brevo), billetterie des festivals (Billetweb), cartes cadeaux (Secretbox), protection anti-spam des formulaires et cartes (Google reCAPTCHA, Google Maps) ;
- à notre courtier en assurance (Assur’Loisirs), à l’assureur du véhicule (Allianz) et à l’assisteur (AXA), en cas de sinistre ou de panne ; à l’assureur responsabilité civile de PROVENCE VAN pour les festivals et autres activités, en cas de sinistre ;
- aux autorités (police, gendarmerie, ANTAI), sur demande légale ou pour la désignation d’un conducteur ;
- à notre expert-comptable.
Vos données ne sont jamais vendues.
4. Transferts hors de l’Union européenne
Certains de nos prestataires sont établis hors de l’Union européenne ou peuvent y traiter des données : notamment Google, Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp), Stripe, PayPal, Wheelbase et Canva. Ces transferts sont encadrés par des garanties reconnues par la Commission européenne : le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) pour les entreprises américaines qui y adhèrent, ou à défaut des clauses contractuelles types.
5. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Copies de pièces d’identité et de permis | 21 jours après la restitution du dépôt de garantie, prolongé jusqu’à la clôture d’un sinistre ou d’un litige, puis suppression |
| Informations du conducteur figurant au contrat (nom, adresse, date de naissance, numéro de permis) | 5 ans après la fin de la location, pour la désignation du conducteur et la preuve du contrat |
| États des lieux et photos du véhicule | 1 an après la fin de la location, prolongé jusqu’à la clôture d’un sinistre ou d’un litige |
| Factures et pièces comptables | 10 ans |
| Clients, exposants, festivaliers et prospects | 3 ans après le dernier contact, la dernière location ou la dernière participation |
| Photos et vidéos des festivals | 5 ans après l’événement, sauf opposition |
| Newsletter | Jusqu’au désabonnement |
| Données de localisation | Aucune conservation : localisation consultée en temps réel uniquement, en cas de vol ou de non-restitution |
| Cookies | 13 mois au maximum ; votre choix de consentement est conservé 6 mois |
6. Cookies
Nos sites utilisent :
- des cookies techniques, nécessaires au fonctionnement des sites, qui ne demandent pas de consentement ;
- des cookies de mesure d’audience (Google Analytics) ;
- des cookies publicitaires et de réseaux sociaux (pixel Meta pour Facebook et Instagram) ;
- des services tiers intégrés qui peuvent déposer leurs propres cookies : cartes Google Maps, protection anti-spam Google reCAPTCHA, formulaires d’inscription Brevo, bouton WhatsApp.
Les cookies non techniques ne sont déposés qu’après votre accord, donné via le bandeau de consentement affiché lors de votre première visite. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via le bouton de gestion des cookies affiché sur le site, ou en supprimant les cookies dans votre navigateur.
7. Photos et vidéos lors des festivals
Pendant le Provence Van Week-End et le Provence Overland Festival, des photos et vidéos sont prises par l’organisation et ses photographes. Elles peuvent être publiées sur nos sites, nos réseaux sociaux et nos supports de communication. Le public en est informé lors de l’achat du billet, par un affichage à l’entrée de l’événement et par la présente politique.
Si vous ne souhaitez pas apparaître, signalez-le au photographe ou à l’accueil. Vous pouvez aussi demander à tout moment le retrait d’une photo ou d’une vidéo où vous êtes reconnaissable, en écrivant à mathieu.fournier@provence-van.com. Pour un portrait ou un gros plan utilisé dans une publicité, votre accord préalable est demandé. Aucune photo centrée sur un mineur identifiable n’est publiée sans l’accord de ses parents.
8. Sécurité
PROVENCE VAN protège vos données par des mesures adaptées : accès par mot de passe, connexions chiffrées, et stockage des pièces d’identité et permis dans Odoo, avec un accès réservé au seul gérant. Les documents transmis exceptionnellement par e-mail ou WhatsApp sont enregistrés dans Odoo, puis supprimés de la messagerie.
9. Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment et de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès. Vous pouvez notamment vous opposer à tout moment, sans avoir à vous justifier, à recevoir de la prospection commerciale.
Pour les exercer, écrivez à mathieu.fournier@provence-van.com. Une réponse vous est apportée sous un mois. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 (cnil.fr).
10. Modification de cette politique
Cette politique peut être mise à jour, notamment en cas de nouvel outil ou d’évolution de la loi. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page.
